В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 и частью 2
статьи 25 Федерального закона от 22.10.2004 года. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
- Приказом Росархива России от 25.06.2020 года № 75 утвержден Порядок признания документов Архивного
фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом
состоянии, который регламентирует организацию работы государственных и
муниципальных архивов по отнесению
документов Архивного фонда Российской Федерации к числу находящихся в
неудовлетворительном физическом состоянии.
Находящимся в неудовлетворительном физическом
состоянии признается документ Архивного фонда Российской Федерации:
- с высокой степенью разрушения или недостаточной прочностью носителя документированной информации, предоставление которого пользователю архивными документами (далее — пользователь) до проведения реставрационно-консервационных работ угрожает физической целостности архивного документа;
- зрительное и/или слуховое восприятие пользователем содержащейся в нем информации без проведения реставрационно-консервационных работ затруднено или невозможно вследствие ее угасания, утраты, нестабильности и/или повреждения.
Мероприятия (процедуры) по отнесению архивного
документа к числу находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии
осуществляются в отношении архивных документов, затребованных пользователем.
Основанием для осуществления мероприятий (процедур) по
отнесению архивного документа к числу находящихся в неудовлетворительном
физическом состоянии является докладная записка руководителя подразделения
архива, ответственного за хранение архивных документов и выдачу их из
архивохранилищ, на имя руководителя архива или уполномоченного им лица.
Докладная записка составляется на основании просмотра
(прослушивания) архивного документа при подготовке его к выдаче из
архивохранилища по заказу (требованию) пользователя и визируется заведующим
архивохранилищем (сотрудником, осуществляющим выдачу архивных документов).
Докладная записка с резолюцией руководства архива об
организации выполнения служебного задания по подготовке заключения вместе с
архивным документом передается на рассмотрение постоянно действующей комиссии
архива, состоящей из не менее трех специалистов в области обеспечения
сохранности архивных документов, не позднее чем через 2 рабочих дня со дня
оформления пользователем заказа (требования) на его выдачу. Соответствующая
отметка проставляется в заказе (требовании).
Пользователь, заказавший архивный документ,
уведомляется о необходимости рассмотрения этого вопроса комиссией. Уведомление
пользователя производится устно или по его требованию - письменно, в том числе
с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
Срок подготовки заключения и передачи его руководству
архива не должен превышать 20 рабочих дней со дня оформления пользователем
заказа (требования) на выдачу архивного документа.
Заключение подписывается всеми членами комиссии с
указанием их должностей и расшифровкой подписей и передается руководству
архива.
Руководство архива в течение двух рабочих дней после
получения заключения комиссии утверждает его.
Уведомление пользователя производится в течение пяти
рабочих дней со дня утверждения руководством архива заключения комиссии устно
или по его требованию - письменно, в том числе с использованием
информационно-телекоммуникационных сетей.
Архивный документ, признанный находящимся в
неудовлетворительном физическом состоянии, в течение двух рабочих дней с даты
принятия руководством архива соответствующего решения:
- ставится на учет в порядке, установленном Правилами, утвержденными приказом Росархива № 24, для проведения физико-химической и технической обработки по очередности, установленной в архиве с учетом наличия других архивных документов, ранее признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, и финансовых возможностей архива;
- включается в перечень архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, с указанием планируемых сроков проведения реставрационно-консервационных работ, размещаемый в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
Пользователь, не получивший затребованный им архивный
документ, вправе:
- ознакомиться с заключением, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;
- получить информацию в устной или, по его требованию, в письменной форме о планируемых сроках и условиях устранения повреждений и/или дефектов архивного документа;
- получить копию фонда пользования архивного документа или его части, если в заключении признана возможность ее изготовления до проведения реставрационно-консервационных работ;
- обжаловать в соответствии с законодательством Российской Федерации временное ограничение на доступ к архивному документу, признанному находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии.