Признание неудовлетворительного физического состояния документа


Признание неудовлетворительного физического состояния документа
В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 и частью 2 статьи 25 Федерального закона от 22.10.2004 года. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - Приказом Росархива России от 25.06.2020 года № 75 утвержден Порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, который регламентирует организацию работы государственных и муниципальных архивов  по отнесению документов Архивного фонда Российской Федерации к числу находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии признается документ Архивного фонда Российской Федерации:

  1. с высокой степенью разрушения или недостаточной прочностью носителя документированной информации, предоставление которого пользователю архивными документами (далее — пользователь) до проведения реставрационно-консервационных работ угрожает физической целостности архивного документа;
  2. зрительное и/или слуховое восприятие пользователем содержащейся в нем информации без проведения реставрационно-консервационных работ затруднено или невозможно вследствие ее угасания, утраты, нестабильности и/или повреждения.

Мероприятия (процедуры) по отнесению архивного документа к числу находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии осуществляются в отношении архивных документов, затребованных пользователем.
Основанием для осуществления мероприятий (процедур) по отнесению архивного документа к числу находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии является докладная записка руководителя подразделения архива, ответственного за хранение архивных документов и выдачу их из архивохранилищ, на имя руководителя архива или уполномоченного им лица.
Докладная записка составляется на основании просмотра (прослушивания) архивного документа при подготовке его к выдаче из архивохранилища по заказу (требованию) пользователя и визируется заведующим архивохранилищем (сотрудником, осуществляющим выдачу архивных документов).
Докладная записка с резолюцией руководства архива об организации выполнения служебного задания по подготовке заключения вместе с архивным документом передается на рассмотрение постоянно действующей комиссии архива, состоящей из не менее трех специалистов в области обеспечения сохранности архивных документов, не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления пользователем заказа (требования) на его выдачу. Соответствующая отметка проставляется в заказе (требовании).
Пользователь, заказавший архивный документ, уведомляется о необходимости рассмотрения этого вопроса комиссией. Уведомление пользователя производится устно или по его требованию - письменно, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
Срок подготовки заключения и передачи его руководству архива не должен превышать 20 рабочих дней со дня оформления пользователем заказа (требования) на выдачу архивного документа.
Заключение подписывается всеми членами комиссии с указанием их должностей и расшифровкой подписей и передается руководству архива.
Руководство архива в течение двух рабочих дней после получения заключения комиссии утверждает его.
Уведомление пользователя производится в течение пяти рабочих дней со дня утверждения руководством архива заключения комиссии устно или по его требованию - письменно, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей.
Архивный документ, признанный находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, в течение двух рабочих дней с даты принятия руководством архива соответствующего решения:

  • ставится на учет в порядке, установленном Правилами, утвержденными приказом Росархива № 24, для проведения физико-химической и технической обработки по очередности, установленной в архиве с учетом наличия других архивных документов, ранее признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, и финансовых возможностей архива;
  • включается в перечень архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, с указанием планируемых сроков проведения реставрационно-консервационных работ, размещаемый в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Пользователь, не получивший затребованный им архивный документ, вправе:

  1. ознакомиться с заключением, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;
  2. получить информацию в устной или, по его требованию, в письменной форме о планируемых сроках и условиях устранения повреждений и/или дефектов архивного документа;
  3. получить копию фонда пользования архивного документа или его части, если в заключении признана возможность ее изготовления до проведения реставрационно-консервационных работ;
  4. обжаловать в соответствии с законодательством Российской Федерации временное ограничение на доступ к архивному документу, признанному находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Комментариев нет