Федеральным архивным агентством России № 71 от
22.05.2019 года утверждены Правила
делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления. Действие
Правил делопроизводства
распространяется на федеральные органы государственной власти, иные федеральные
государственные органы, органы государственной власти и иные государственные
органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления.
Требования Правил делопроизводства применяются к
бухгалтерской, кадровой и другой специальной документации в части общих
принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на
архивное хранение.
Действие Правил делопроизводства не распространяется
на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие
государственную тайну.
Порядок рассмотрения обращений граждан Российской
Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том
числе юридических лиц, и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций
устанавливается в государственном органе, органе местного самоуправления в
соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан
Российской Федерации».
В органах исполнительной власти субъектов Российской
Федерации, органах местного самоуправления, использующих единую систему
электронного документооборота (СЭД), может применяться инструкция по
делопроизводству, устанавливающая единый порядок делопроизводства в органах
исполнительной власти субъектов Российской Федерации и/или органах местного
самоуправления.
Ответственность за организацию, состояние
делопроизводства и соблюдение требований Правил делопроизводства в
государственном органе, органе местного самоуправления возлагается на его
руководителя либо на лицо, исполняющее его обязанности.
Организация, ведение и совершенствование
делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных
информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и
контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в
государственном органе, органе местного самоуправления, возлагается на
структурное подразделение, исполняющее функции по ведению делопроизводства. При
его отсутствии обязанности по ведению делопроизводства в государственном
органе, органе местного самоуправления возлагаются на государственного
(муниципального) служащего (работника).
Ведение делопроизводства в иных структурных
подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления
возлагается на государственных (муниципальных) служащих (работников) данных
структурных подразделений государственного органа, органа местного
самоуправления.
В территориальных органах федерального государственного
органа в субъектах Российской Федерации и органах, подведомственных
государственному органу субъекта Российской Федерации, организация и ведение
делопроизводства осуществляются Службой делопроизводства или государственным
служащим (работником), назначенным ответственным за ведение делопроизводства
правовым актом соответствующего государственного органа.
Служба делопроизводства действует на основании
положения о ней, утверждаемого руководителем государственного органа, органа
местного самоуправления и определяющего наименование Службы делопроизводства,
ее структуру, задачи и функции.
Должностные обязанности специалистов Службы
делопроизводства и делопроизводителей подразделений государственного органа,
органа местного самоуправления устанавливаются должностными регламентами
(должностными инструкциями).
На период отпуска, командировки, в случае увольнения и
перемещения (перевода) работники структурных подразделений государственного
органа, органа местного самоуправления обязаны передать все находящиеся у них
на исполнении документы делопроизводителю подразделения или иному работнику по
указанию руководителя подразделения с соответствующей отметкой в учетных
формах, а дела, полученные во временное пользование из архива государственного
органа, органа местного самоуправления, возвращены в архив.
При смене делопроизводителя подразделения составляется
акт приема-передачи документов и дел.
Государственные служащие и работники государственного
органа, органа местного самоуправления должны быть ознакомлены с инструкцией по
делопроизводству и иными нормативными актами, устанавливающими порядок работы с
документами в государственном органе, органе местного самоуправления.
Содержание служебных документов (проектов документов)
не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности
государственного органа, органа местного самоуправления, предоставляемой
неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской
Федерации.